Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für den Betrieb der Anwendung „Vereinsbutler“ und die damit verbundenen eigenen Datenverarbeitungen ist:

Bei personenbezogenen Daten, die ein Verein im Rahmen der Nutzung von Vereinsbutler über seine Mitglieder, Veranstaltungsteilnehmer oder sonstige Personen verarbeitet, kann hingegen der jeweilige Verein datenschutzrechtlich Verantwortlicher sein. Vereinsbutler verarbeitet diese Daten dann im Auftrag des jeweiligen Vereins.

2. Zweck von Vereinsbutler

Vereinsbutler ist eine Anwendung zur Unterstützung der Vereinsverwaltung.

Hierzu gehören insbesondere die Verwaltung von Vereinen, Benutzern und Berechtigungen, Vereinsmitgliedern, Veranstaltungen, Teilnehmern, Rennklassen, Gebühren und Zahlungen sowie der Import und die Verarbeitung von Veranstaltungsdaten, beispielsweise aus Race-Control.

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für den Betrieb der Anwendung und die jeweils verwendeten Funktionen erforderlich ist.

3. Hosting

Vereinsbutler wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Der für Vereinsbutler verwendete Server befindet sich in Nürnberg.

Beim Aufruf der Anwendung werden technisch erforderliche Verbindungsdaten zwischen dem Endgerät des Nutzers und dem Server verarbeitet. Dazu kann insbesondere die IP-Adresse gehören.

Die Verarbeitung dient insbesondere der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Anwendung sowie der Erkennung und Abwehr technischer Störungen und missbräuchlicher Zugriffe.

4. Server-Logdateien

Der für Vereinsbutler eingesetzte Webserver führt technische Zugriffs- und Fehlerprotokolle.

Dabei können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts
• Zeitpunkt des Zugriffs
• aufgerufene Adresse bzw. Ressource
• HTTP-Anfragemethode und Statuscode
• übertragene Datenmenge
• Referrer, soweit vom Browser übertragen
• Informationen zum verwendeten Browser bzw. Endgerät
• technische Fehlermeldungen

Die Protokolldateien dienen der technischen Bereitstellung, Fehleranalyse sowie der Sicherheit der Anwendung.

Die Server-Protokolldateien werden regelmäßig rotiert und grundsätzlich für bis zu 14 Tage vorgehalten. Eine längere Aufbewahrung kann im Einzelfall erforderlich sein, wenn Daten zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

5. Benutzerkonten und Anmeldung

Die Nutzung der geschützten Bereiche von Vereinsbutler setzt ein Benutzerkonto voraus. Eine öffentliche Selbstregistrierung ist nicht vorgesehen. Benutzerkonten werden durch einen berechtigten Administrator angelegt bzw. eingeladen.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse
• Benutzerkennung
• zugeordneter Verein
• Benutzerrolle und Berechtigungen
• Anmelde- und Authentifizierungsinformationen
• technisch erforderliche Sitzungsinformationen

Passwörter werden über das eingesetzte Authentifizierungssystem verarbeitet. Sie sind für andere Benutzer und Vereinsadministratoren nicht im Klartext einsehbar.

6. Vereinsmitglieder und Veranstaltungsteilnehmer

Abhängig von den durch den jeweiligen Verein genutzten Funktionen können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vorname
• Nachname
• Altersklasse
• Geburtsjahr, soweit für die jeweilige Funktion oder Veranstaltung erforderlich
• Vereinszugehörigkeit
• Renn- bzw. Veranstaltungsklasse
• Teilnahme an Veranstaltungen
• Gebühren
• Zahlungsstatus und Zahlungsart
• sonstige für die Durchführung einer Veranstaltung erforderliche Zuordnungen

Welche Daten tatsächlich eingetragen werden und zu welchem Zweck diese verwendet werden, bestimmt grundsätzlich der jeweilige Verein im Rahmen seiner Nutzung von Vereinsbutler.

7. Daten Minderjähriger

Im Rahmen von Vereinsveranstaltungen können auch Daten minderjähriger Teilnehmer verarbeitet werden.

Dabei werden innerhalb von Vereinsbutler keine Kontaktdaten der Eltern oder Erziehungsberechtigten allein aufgrund der Minderjährigkeit erhoben. Verarbeitet werden nur die für die jeweilige Vereins- bzw. Veranstaltungsverwaltung eingetragenen Teilnehmerdaten.

Für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der vom Verein erfassten Teilnehmer- und Mitgliederdaten ist grundsätzlich der jeweilige verantwortliche Verein zuständig.

8. Veranstaltungs-, Gebühren- und Zahlungsdaten

Vereinsbutler ermöglicht die Verwaltung von Gebühren und Zahlungen im Zusammenhang mit Veranstaltungen und Vereinsaktivitäten.

Hierbei können Zahlungsbeträge, Zahlungsstatus, Zahlungsarten und die Zuordnung einer Zahlung zu einem Teilnehmer bzw. einer Veranstaltung gespeichert werden.

Vereinsbutler verarbeitet derzeit keine eigenen Kreditkarten- oder Online-Banking-Zugangsdaten.

9. Import von Race-Control-Daten

Vereinsbutler ermöglicht den Import von Veranstaltungs- und Teilnehmerdaten aus Race-Control-Dateien.

Die in einer importierten Datei enthaltenen personenbezogenen Daten werden für die Durchführung und Verwaltung der betreffenden Veranstaltung verarbeitet.

Der jeweilige Verein ist dafür verantwortlich, nur solche Daten zu importieren, die er für den jeweiligen Zweck verarbeiten darf.

10. Supabase

Für Datenbank-, Benutzerverwaltungs- und Authentifizierungsfunktionen wird Supabase eingesetzt.

Das Vereinsbutler-Projekt verwendet als primäre Projektregion Central EU (Frankfurt). Die gewählte Projektregion bestimmt den Speicherort der primären Projektdaten.

Supabase kann zur Erbringung seiner Dienste weitere Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Daher kann nicht ausgeschlossen werden, dass einzelne technische Verarbeitungsvorgänge auch außerhalb Deutschlands stattfinden. Soweit hierfür datenschutzrechtliche Voraussetzungen erforderlich sind, werden entsprechende vertragliche und gesetzliche Vorgaben berücksichtigt.

11. E-Mail-Versand über IONOS

Für den Versand von systembezogenen E-Mails, beispielsweise Einladungen zur Einrichtung eines Benutzerkontos, wird ein E-Mail-Postfach bei IONOS eingesetzt.

Dabei werden insbesondere die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie die für die Zustellung erforderlichen technischen Kommunikationsdaten verarbeitet.

Der Versand erfolgt über das für Vereinsbutler eingerichtete Postfach vereinsbutler@timbruening.de.

12. Technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung

Vereinsbutler verwendet technisch notwendige Informationen im Browser bzw. Cookies, soweit diese für die Anmeldung, Aufrechterhaltung einer Sitzung, Sicherheitsfunktionen oder die Auswahl des aktuell verwendeten Vereins erforderlich sind.

Diese Funktionen sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich.

Vereinsbutler verwendet derzeit keine Werbe-, Marketing- oder Analyse-Cookies.

13. Keine Tracking- oder Analysedienste

Vereinsbutler verwendet derzeit keine Dienste wie Google Analytics, Matomo, Meta Pixel oder vergleichbare Werbe- und Trackingdienste.

Eine Profilbildung zu Werbezwecken findet nicht statt.

14. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Bei Daten, die ein Verein innerhalb von Vereinsbutler verwaltet, bestimmt der jeweilige Verein im Rahmen seiner datenschutzrechtlichen Verantwortung die erforderliche Speicherdauer und Löschung.

Benutzerkonten und zugehörige Daten können gelöscht werden, wenn sie für die Nutzung von Vereinsbutler nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Server-Protokolldateien werden grundsätzlich für bis zu 14 Tage aufbewahrt.

15. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Für den technischen Betrieb von Vereinsbutler werden externe Dienstleister eingesetzt. Hierzu gehören insbesondere Anbieter für Serverhosting, Datenbank und Authentifizierung sowie E-Mail-Versand.

Soweit erforderlich, erfolgt deren Einsatz auf Grundlage entsprechender datenschutzrechtlicher Vereinbarungen.

Werden personenbezogene Vereins-, Mitglieder- oder Teilnehmerdaten durch Vereinsbutler im Auftrag eines Vereins verarbeitet, ist für den regulären Einsatz eine entsprechende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zwischen dem Betreiber von Vereinsbutler und dem jeweiligen Verein vorgesehen.

16. Rechtsgrundlagen

Die konkrete Rechtsgrundlage hängt davon ab, in welchem Zusammenhang personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, kann sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruhen.

Soweit die Verarbeitung zur sicheren, funktionsfähigen und wirtschaftlichen Bereitstellung von Vereinsbutler erforderlich ist, kann sie auf berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Bei Daten, die durch einen Verein über dessen Mitglieder oder Veranstaltungsteilnehmer verarbeitet werden, bestimmt grundsätzlich der jeweilige verantwortliche Verein die einschlägige Rechtsgrundlage.

17. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen.

Ist ein Verein für die betreffende Datenverarbeitung verantwortlich, sollten entsprechende Anfragen grundsätzlich an diesen Verein gerichtet werden.

Betrifft die Anfrage eine Verarbeitung, für die der Betreiber von Vereinsbutler selbst verantwortlich ist, kann sie an vereinsbutler@timbruening.de gerichtet werden.

18. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für den Betreiber von Vereinsbutler ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

19. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet durch Vereinsbutler derzeit nicht statt.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die Funktionen von Vereinsbutler, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern.